На что обратить внимание при отборе кандидатов и как изменится день руководителя с появлением помощника
Часто руководитель диджитал-агентства — это бывший фрилансер, который привык всё контролировать лично и закрывать задачи в одиночку. Но когда заказов становится много, он начинает тонуть в текучке, выгорать и невольно сдерживать развитие собственного бизнеса. Высвободить несколько часов в день на важные задачи, да и просто на отдых, поможет личный ассистент. Разбираем, как выбрать помощника и какие задачи можно передать без риска утратить контроль за ключевыми процессами.
Что можно доверить ассистенту
Руководителю нужно начать с анализа собственного рабочего дня, чтобы понять, какие задачи съедают много времени. Получится список, который надо отсортировать. Если для выполнения задачи достаточно определенных навыков, но не требуются полномочия, ее смело можно делегировать. Например, найти и подготовить список потенциальных партнеров может помощник, если он понял критерии и умеет искать в интернете. А вести переговоры и обсуждать условия сотрудничества — это задача для руководителя.
Сервисы Callibri
Автоматизируем работу с лидами на всех этапах воронки
Помогаем понять, какая реклама приводит платящих клиентов
Делаем работу маркетинга прозрачной и эффективной
Подробнее о том, как руководителю научиться делегировать задачи, говорили с основателем Callibri в другой статье.
«Многие рутинные вещи я делал сам: верстал карточки в «Фигме», оформлял и публиковал посты в соцсетях, заполнял отчетность, добавлял отзывы на сайт. Иногда занимался этим в ущерб более важным вещам, таким как планирование, проработка процессов, поиск крупных клиентов».
На основе списка задач для делегирования можно составить текст вакансии ассистента. Чтобы отклики было удобно сравнивать, вопросы к кандидатам лучше оформить в виде анкеты в гугл-формах.Как составить вакансию
Текст успешной вакансии должен кратко и просто отвечать на все основные вопросы кандидатов. Вот ключевые смысловые блоки:
- Заголовок (название должности и компании-работодателя).
- Чем занимается компания?
- Почему появилась вакансия?
- Что нужно уметь?
- Что нужно будет делать?
- Условия и зарплата.
- Как откликнуться и прямой призыв к действию.
Для позиции личного ассистента важно указать навыки, без которых не получится приступить к работе, например умение монтировать видео или английский не ниже В2. Многие из кандидатов готовы учиться «на лету», но руководителю может быть нужен специалист, готовый сразу подхватить определенные задачи.
Точный размер зарплаты указывать не обязательно, но лучше обозначить вилку — от и до. Так можно отсеять людей с нереалистичными ожиданиями.
Есть и другой подход. Например, Павел Молянов из «Сделаем» предлагал кандидатам назвать зарплатные ожидания и получил несколько запросов на сумму более 200 тысяч рублей в месяц. Это не помешало ему найти и нанять ассистента на зарплату в рынке.Где размещать вакансию
Есть два основных подхода к поиску ассистента:
- Поиск через сарафанное радио, размещение вакансии в личных соцсетях руководителя и в соцсетях агентства.
- Подключение внешних ресурсов, таких как профильные телеграм-каналы и сайты по поиску работы.
У каждого подхода свои плюсы и минусы. В личных соцсетях откликнутся изначально более лояльные к работодателю кандидаты. С другой стороны, круг поиска сужается до базы подписчиков.«В большинстве случаев это позиция «для начинающих». Зарплата ассистента руководителя одного из подразделений (РОПа, операционного директора) составляет около 30 тысяч рублей, для помощника директора диджитал-агенства — около 40–50 тысяч рублей».
Есть и другой подход. Например, Павел Молянов из «Сделаем» предлагал кандидатам назвать зарплатные ожидания и получил несколько запросов на сумму более 200 тысяч рублей в месяц. Это не помешало ему найти и нанять ассистента на зарплату в рынке.
«При поиске сотрудников мне всегда было достаточно личного нетворкинга, никаких запросов вовне не требовалось. Перелопачивать сотни нерелевантных заявок с работных сайтов нет смысла».
Внешние ресурсы способны дать много откликов и возможность выбрать человека с подходящим набором компетенций. Минус — обработка большого количества откликов отнимет много времени. Кроме того, выше вероятность взять на работу «не своего» человека, с которым будет некомфортно, даже если у него есть опыт.«На работных сайтах вакансия помощника наиболее популярна среди соискателей без опыта и каких-либо специальных навыков, таких откликов приходит большинство. А вообще, продуктивнее искать ассистентов по сарафану, рекомендациям».
Если руководитель агентства достаточно медийная персона, скорее всего, получится что-то среднее между первым и вторым подходом.
Читайте также
«Я хотел работать с людьми, которые меня знают, поэтому опубликовал вакансию только в своем блоге и соцсетях, а на внешку не относил. Но вакансию начали активно шерить фрилансерские телеграм-каналы и разносить по чатикам, поэтому откликов я получил в несколько раз больше, чем рассчитывал».
Из нескольких десятков или даже сотен анкет нужно выбрать 5–7 кандидатов для живых интервью и тестового задания. Первичный отбор происходит по формальным признакам. Это удобный способ быстро отсеять тех, кто точно не подойдет.
МультиТрекинг
считает звонки, заявки и письма с рекламы
показывает, с каких объявлений приходят клиенты
помогает оптимизировать рекламу
На что обратить внимание в анкетах
На позицию ассистента часто нанимают людей с небольшим опытом работы или совсем без него. Поэтому для первичного отбора достаточно самых простых критериев.
Насколько адекватно и грамотно человек пишет. Ассистент действует от имени руководителя во внешних коммуникациях, поэтому его сообщения должны выглядеть профессионально.
Зарплатные ожидания. Люди, которые хотят слишком мало, вряд ли достаточно компетентны и уверены в себе. Запрос в рынке или чуть выше — признак того, что человек изучал похожие вакансии и заполнил анкету не случайно.
Часовой пояс. Если руководитель подолгу живет, например, в Таиланде, то, скорее всего, ассистент из Португалии ему не подойдет.
Опыт аналогичной работы. Бывает так, что какие-то задачи нужно подхватить срочно. С этим лучше всего справится кандидат, который уже работал помощником руководителя в другом агентстве.
Критерии могут быть какими угодно — от опыта работы в определенной программе до готовности к командировкам.
Читайте также
Кого в итоге выбрать
До собеседования обычно доходят три-пять финалистов, и все они соответствуют формальным требованиям вакансии. Собеседования помогут понять, с кем из кандидатов возникает химия, но, чтобы не полагаться только на интуицию, финалистам стоит дать тестовое задание.
С его помощью можно оценить, насколько кандидаты внимательны к деталям, хорошо ли владеют нужными программами и английским языком, умеют ли искать и систематизировать информацию.
Также важно проверить умение решать организационные задачи. Например, Павел Молянов давал кандидатам такое задание:
«Представь, что я пришел с такой просьбой: 29 ноября у меня лекция, за два дня до нее я должен отправить организаторам готовую презу. Презу надо будет сделать тебе на основе сценария, который я напишу. Надо организовать всё так, чтобы я вовремя отдал тебе сценарий, ты успела сделать презы и я провел лекцию. Напиши, как ты этого добьешься, что будешь делать».
У такой задачи не может быть единственного правильного решения и в этом ее ценность. Ответы кандидатов покажут, соответствует ли их подход к делам ожиданиям конкретного нанимателя.Какого результата ждать от найма ассистента
Программа-максимум — быстрое развитие агентства за счет роста эффективности руководителя. На практике не всё так прямолинейно, но передача текучки ассистенту в любом случае дает руководителю время и силы для развития и экспериментов.«Идея нанять ассистента не показалась мне ошибкой ни разу за год. У меня освободилось минимум два часа в день, а иногда и больше. Считаю, что моя свобода от рутины напрямую влияет на объем выручки в агентстве».
Универсального перечня задач, которые можно передать ассистенту, не существует. Позиция хороша именно своей гибкостью и возможностью менять обязанности по ситуации.
Читайте также
Ассистент Павла Молянова из «Сделаем» начинал с публикации контента в соцсетях, модерации чатов, поиска информации и помощи в планировании. Спустя год работы его функционал полностью изменился.
«Я снял с ассистента задачи по контенту и передал их в отдел маркетинга. Сейчас ассистент занимается рекламодателями, маркировкой рекламы и документооборотом. Я полностью перестал общаться с рекламодателями и не касаюсь документов. И то и другое меня жутко раздражало».
Возможен вариант, когда ассистенты вливаются в организационную структуру агентства и становятся специалистами узкого профиля.«Первые наемные сотрудники в «Орнаменте» — это в каком-то смысле и были личные ассистенты, с тем отличием, что, кроме обязанностей, у них были еще и полномочия. Все занимались всем. Позже, когда процессы были налажены, задачи распределились между линейными сотрудниками в соответствии с их профилем».
Также есть примеры карьерного роста помощника до руководящих должностей. Например, Павел Молянов из «Сделаем» планирует постепенно передать ассистенту полномочия финансового директора.
Наем личного ассистента может стать классической win-win-ситуацией, когда от нововведения выигрывают все. Руководитель получает свободу маневра и развивает навыки делегирования, а сотрудник приобретает универсальный опыт для старта карьеры в диджитале.
Онлайн-чат
собирает в одном окне обращения с сайта, из соцсетей и мессенджеров
убеждает посетителей сайта связаться с менеджером
отвечает на вопросы клиентов и доводит их до заявки
Выводы
Руководитель не должен регулярно заниматься неквалифицированной работой, это мешает ему развивать бизнес. Вот основные шаги к тому, чтобы передать рутину помощнику и заняться приоритетными задачами:
- Список каждодневных рутинных задач руководителя — это стартовый перечень обязанностей личного ассистента.
- Ассистенту можно передать любые задачи, для которых нужны навыки, но не нужны полномочия.
- Вакансию с анкетой для отклика можно разместить в соцсетях агентства или на внешних ресурсах. У каждого способа поиска кандидатов есть свои плюсы и минусы.
- Большую часть откликов можно отсеять на стадии обработки полученных анкет. Для этого важно тщательно подготовить вопросы.
- Тестовое задание — лучший способ понять, подходит ли кандидат. Тестировать нужно только финалистов, которые соответствуют всем формальным требованиям вакансии.
У Callibri есть телеграм-канал — присоединяйтесь, чтобы не пропустить свежие кейсы, материалы блога и обновления сервисов.
Опубликуйте статью в блоге Callibri
Подойдут материалы про маркетинг, продажи и клиентский сервис