Все о KPI в управленческом учете: что это такое, как внедрить и анализировать показатели

Каждый месяц предприниматели и руководители видят множество отчетов: продажи, расходы, дебиторская задолженность. Но когда надо принять решения, возникает вопрос: на что ориентироваться? Например, прибыль за месяц выросла, но понимаете ли вы, что сыграло ключевую роль? Может, рост связан с задержкой оплаты подрядчикам и вскоре приведет к кассовому разрыву?

Поток данных без четкой структуры превращается в головоломку, где сложно вычленить важное. Здесь на помощь приходят KPI — ключевые показатели эффективности. Это конкретные цифры, которые показывают текущее состояние бизнеса и помогают найти точки роста или вовремя заметить проблемы.

Разберем, как KPI в управленческом учете поможет выстроить прозрачную систему управления, на что стоит обращать внимание при выборе показателей и как эти инструменты способны изменить подход к принятию решений в бизнесе.

Связь KPI и управленческого учета

KPI тесно связаны с управленческим учетом, так как они предоставляют измеримые данные, необходимые для анализа, контроля и принятия управленческих решений.

Структурирование данных

Управленческий учет собирает большой массив информации, например, общие данные о затратах на разные подразделения или проекты. Однако такая информация не всегда позволяет быстро оценить эффективность.

KPI структурируют эти данные, выделяет ключевые метрики для наглядного анализа. Например, вместо общего отчета о расходах можно использовать KPI: удельные затраты на единицу продукции или затраты на одного клиента.

Обратный звонок

привлекает посетителей сайта, которые не хотят звонить сами,

записывает звонки,

упрощает связь менеджера с клиентом.

Попробовать

Приоритизация задач

Не все показатели из управленческого учета требуют постоянного внимания. KPI помогают сосредоточиться на приоритетных метриках для текущих задач компании.

Например, при снижении продаж следить за конверсией в сделку, а не за общей выручкой. Поймете, на каком этапе теряются клиенты, и сможете устранить причину.

Преобразование данных в действия

Управленческий учет фиксирует текущее состояние бизнеса, но часто это только факты. KPI помогают интерпретировать данные и понять, какие процессы надо улучшить. Например, если общая прибыль снижается, KPI, такие как время выполнения заказа или производительность сотрудников, могут указать на точные причины.

В общем смысле KPI помогают детально рассмотреть цели и показатели управленческого учета. Они позволяют не только оценить текущее состояние бизнеса, но и понять, на какие показатели можно повлиять, чтобы достичь поставленных целей.

Выбор KPI и адаптация к бизнесу

Выбор правильных KPI — основа эффективного управления бизнесом. Чтобы не тратить время на метрики «ради галочки», надо понять, какие KPI подходят вашему бизнесу и как их выбрать.

Виды KPI: что отслеживать?

Вот ключевые группы KPI, которые предпринимателям стоит учитывать:

Финансовые KPI. Эти показатели помогают понять, как эффективно бизнес управляет деньгами:

Рентабельность продаж (ROS): показывает, сколько прибыли остается от каждой заработанной рубля.
Доля расходов в выручке: помогает контролировать затраты.
Дебиторская задолженность: оценивает, сколько денег «зависло» у клиентов.

Пример: Если рентабельность падает, возможно, себестоимость товаров выросла или цены на рынке нужно пересмотреть.

Операционные KPI. Эти метрики измеряют эффективность процессов:

Скорость выполнения заказов: важно для розничной торговли и онлайн-магазинов.
Процент брака: показатель качества в производстве.
Загрузка сотрудников: помогает избежать перегрузки команды.

Пример: Если заказы выполняются медленно, это может быть связано с недостаточной автоматизацией или нехваткой персонала.

Клиентские KPI. Показывают, насколько клиенты довольны и лояльны:

Уровень удовлетворенности (NPS): измеряет, готовы ли клиенты рекомендовать вас.
Процент удержания клиентов: сколько клиентов возвращаются снова.
Средний чек: сколько тратит клиент за один заказ.

Пример: Если удержание клиентов низкое, нужно улучшить сервис или запустить программу лояльности.

Маркетинговые KPI. Помогают оценить, как работают каналы продвижения:

CPL (стоимость лида): сколько стоит привлечение одного клиента.
Трафик на сайт: объем посетителей на сайт, оценить эффективность маркетинговой стратегии и рекламных каналов.
ROMI (возврат на маркетинговые инвестиции): оценивает окупаемость рекламных кампаний.

Пример: Если ROMI низкий, можно перераспределить бюджет на более эффективные каналы.

Как выбрать KPI для своего бизнеса

1. Определите ключевые цели. Задайте себе вопрос: чего вы хотите достичь? Увеличить выручку? Удержать клиентов? Сократить издержки? Выбранные KPI должны показывать прогресс в достижении этих целей.

2. Учитывайте специфику бизнеса. Определите, что важно вашему бизнесу и превратите это в измеримые KPI. Для онлайн-магазина важны конверсия, средний чек и возврат клиентов. Для сервисной компании — удовлетворенность клиентов, загрузка команды и стоимость лида. Для производства — уровень брака, производительность оборудования и себестоимость.

Исключите показатели, которые не отражают эффективность вашей сферы.

Мониторинг и анализ KPI

Мониторинг и анализ KPI идут рука об руку. Первый отвечает за сбор данных и предоставление информации в удобной форме, а второй — за интерпретацию этих данных, поиск причин отклонений и принятие решений.

Мониторинг KPI: сбор данных и визуализация

Основная цель мониторинга — оперативно получать данные и представлять их в удобном виде для последующего анализа. Вот как это сделать:

Автоматизируйте сбор данных. Используйте системы учета, которые позволяют быстро и точно фиксировать ключевые показатели.

Например, стандартные отчеты ДДС (движение денежных средств) и ПиУ (прибыли и убытки) в Аспро.Финансы дают базу для расчета таких метрик, как:

Рентабельность продаж.
Операционная прибыль.
Остатки денежных средств.

Пример отчета ДДС в Аспро.Финансы.

Отчет ДДС может показать, что остаток денежных средств снижается. Это сигнал, что нужно пересмотреть график платежей или ускорить получение дебиторской задолженности.

МультиТрекинг

считает звонки, заявки и письма с рекламы,

показывает, с каких объявлений приходят клиенты,

помогает оптимизировать рекламу.

Попробовать

Используйте визуализацию. Дашборды, графики и таблицы делают данные более наглядными и позволяют быстрее реагировать на изменения.

Пример дашбордов в Looker Studio.

Если система не поддерживает сложные дашборды, выгружайте данные в Excel или BI-системы, чтобы строить визуализации вручную.

Настройте регулярность мониторинга. Выделите периоды, в которые будете отслеживать конкретные KPI.

Еженедельно отслеживайте показатели, влияющие на операционную деятельность: сроки выполнения заказов, остатки средств.
Ежемесячно анализируйте стратегические показатели: прибыль, рентабельность, удержание клиентов.

Анализ KPI: интерпретация данных

После того как данные собраны, наступает этап анализа. Определите, что стоит за цифрами, узнайте причины отклонений и решите, какие действия нужно предпринять.

Выявление узких мест. Анализ KPI показывает, где бизнес теряет деньги, время или ресурсы.

Сравнение плановых и фактических показателей. Регулярное сопоставление плана и факта помогает увидеть отклонения.

Анализ динамики. Один раз зафиксированные показатели важны, но не менее важно смотреть на тренды. Если процент брака в производстве растет несколько месяцев подряд, это сигнал о проблемах с качеством сырья или устаревшим оборудованием.

Практические советы для мониторинга и анализа

Не перегружайте процесс: выберите 3-5 ключевых KPI для анализа, чтобы сосредоточиться на действительно важных аспектах бизнеса.
Используйте контекст: отклонения не всегда говорят о проблемах. Например, сезонность может влиять на снижение продаж в январе.
Регулярно оценивайте актуальность KPI: если показатели больше не отражают важные аспекты бизнеса или не помогают достигать текущих целей, замените их на более подходящие.

Эффективный мониторинг дает данные, а анализ превращает их в решения. Без мониторинга невозможно собрать информацию, а без анализа данные теряют смысл. Эти два процесса работают в связке и помогают принимать обоснованные решения, управлять ресурсами и достигать стратегических целей.

Инструменты для работы с KPI

Эффективная работа с KPI будет сложной без подходящих инструментов. Правильный выбор зависит от потребностей бизнеса, доступных ресурсов и специфики метрик. Рассмотрим основные категории инструментов и их применение.

1. Системы финансового учета

Для управления финансовыми KPI идеально подходят системы учета, которые автоматически фиксируют ключевые данные.

Например, Аспро.Финансы предоставляет готовые отчеты, такие как ДДС (движение денежных средств) и ПиУ (прибыль и убытки), которые могут стать основой для расчета KPI:

Остатки денежных средств.
Рентабельность продаж.
Доля затрат в выручке.

Сервис управленческого учета Аспро.Финансы.

Преимущества:

Автоматический расчет базовых показателей.
Удобство в работе с финансовыми данными.
Быстрая интеграция в текущие процессы.

2. Таблицы (Excel, Google Sheets)

Универсальный инструмент для расчета и анализа KPI, особенно для малого бизнеса.

Как использовать:

Настройте формулы для автоматического расчета метрик.
Создайте графики для визуализации данных.
Используйте макросы для автоматизации регулярных задач.

3. BI-системы (Power BI, Tableau)

BI-системы позволяют работать с большими объемами данных и предоставляют мощные инструменты для визуализации.

Преимущества:

Автоматическое обновление данных при каждом новом импорте.
Возможность создавать интерактивные дашборды.
Анализ динамики и трендов.

С помощью Power BI вы можете настроить дашборд, который может показывать:

Динамику рентабельности.
Структуру доходов и расходов.
KPI по отделам. Например, конверсию в продажу для маркетинга и срок обработки заказов для логистики.

4. CRM-системы

Для работы с клиентскими и продажными метриками отлично подходят CRM-системы.

Что они отслеживают:

Конверсия лидов в сделки.
Средняя выручка с клиента (LTV).
Удержание клиентов.

Система может показать, что у вас высокий процент потерянных сделок на этапе переговоров. Это сигнал, что пора обучать сотрудников или корректировать предложения.

5. Инструменты для проектного управления

Если ваш бизнес связан с выполнением проектов, системы вроде Аспро.Cloud помогут отслеживать KPI в рамках задач:

Сроки выполнения проектов.
Загруженность сотрудников.
Доля завершенных задач в срок.

Отчет по задачам в Аспро.Cloud.

Например, вы видите, что большую часть задач по проекту выполняют с опозданием. Это может указывать на недостаток ресурсов или сложности в планировании.

СмартСМС

большая аудитория потенциальных клиентов,

легко запустить самостоятельно,

можно использовать, даже если нет сайта.

Узнать подробнее

6. Специализированные аналитические инструменты

Для маркетинговых KPI подойдут инструменты аналитики, такие как Google Analytics, Яндекс Метрика или платформы для анализа рекламы.

Пример:

Анализ ROI рекламных кампаний.
Отслеживание стоимости лида (CPL).
Сравнение конверсии по каналам трафика.

Как выбрать инструмент?

Оцените потребности. Если работаете с финансами, начните с системы учета. Для клиентских метрик подойдет CRM, для комплексного анализа — BI-системы.
Начните с простого. Если бизнес небольшой, таблиц или стандартных отчетов будет достаточно.
Учитывайте рост. Если объем данных увеличивается, переходите к более сложным инструментам, таким как BI или интеграции между системами.
Коллтрекинг
считает звонки с онлайн и офлайн рекламы,
показывает, с каких объявлений приходят клиенты,
помогает оптимизировать рекламу.
Попробовать
Выбирайте те инструменты, которые соответствуют задачам бизнеса, и регулярно оптимизируйте процесс Так анализ и мониторинг показателей будет проще и точнее.

KPI — это не просто инструмент измерения, а основа осознанного управления бизнесом. Они помогают вам видеть не только цифры, но и скрытые процессы.

Главное в работе с KPI — регулярность и фокус. Избегайте перегрузки данными и исключайте ненужные показатели. Эффективность работы с метриками зависит не только от выбора инструментов, но и от подхода: как вы анализируете данные, какие выводы делаете и какие действия предпринимаете.

У Callibri есть телеграм-канал — присоединяйтесь, чтобы не пропустить свежие кейсы, материалы блога и обновления сервисов.

KPI в управленческом учете: как внедрить, зачем нужно и какими инструментами контролировать