Бывает, что команда провела мозговой штурм, набросала массу идей, но задачи никто не решил. Вместе с командой МТС Линк Медиа, разобрались, почему так получается и как брейнстормить результативно. В статье разберем 10 ошибок и дадим советы, которые помогут исправить ситуацию.
1. Неправильно сформировали группу
Проблема возникает, если вы приглашаете на встречу:
незаинтересованных и неактивных людей,
сотрудников с одинаковым опытом.
Чтобы сессия прошла продуктивно, пригласите тех, кто хорошо разбирается в заявленной теме, будет работать с ней или в смежном проекте.
На обсуждение обширных вопросов, когда для решения нужно увидеть тему с разных сторон, пригласите специалистов из смежной сферы. Допустим, вы хотите найти способы увеличить количество регистраций в продукте от компаний из ритейла. На такой брейнсторм полезно пригласить и продуктового маркетолога, и тех, кто запускает рекламу в разных каналах, и менеджеров по продажам. Соотношение специалистов зависит от конкретной задачи.
По моему опыту, бывает полезно штурмить вместе с новичками. Они еще не погрузились в проекты и смотрят на проблемы нестандартно. Кроме того, важно учитывать активность людей и уровень креативности. Например, интровертам, в работе которых нет творчества, будет сложно брейнстормить вместе с экстравертами. Я рекомендую собирать группу в 5-7 человек — это оптимальное количество, позволяющее каждому поучаствовать в обсуждении.
Резюме
Соберите группу заинтересованных и активных людей.
Если тема затрагивает смежные проекты, пригласите сотрудников оттуда.
Попробуйте штурмить с новичками, они смотрят на проблему нестандартно.
Оптимальный размер группы, чтобы все высказались — 5 или 7 человек.
Такой вопрос для брейнсторма, вероятно, принесет интересные идеи, но вряд ли они приведут компанию к результату в ближайшее будущее. Для продуктивного штурма сформулируйте более узкую задачу. Например,
Как сократить время ответа техподдержки на 30% за три месяца?
Если нужно решить глобальный вопрос, разделите его на несколько подвопросов и по каждому проведите отдельную сессию.
Чтобы участники не уходили от заданной темы в разгаре творческого процесса, выложите цель брейнсторма на видном месте. Это удобнее делать в онлайн-доске — закрепленная информация находится на виду у всей команды. Ее не нужно открывать, искать или переспрашивать организатора.
Резюме
Обозначьте четкую, узкую задачу для брейнсторма.
Более масштабные вопросы разделите на несколько штурмов.
Участники могут перебивать друг друга, неправильно фиксировать идеи и бесконечно затягивать обсуждение. Все это снижает продуктивность сессии. Предотвратите хаос и составьте правила встречи: вежливое общение, соблюдение временных ограничений, формат высказываний. Также опишите в инструкции, из каких этапов состоит брейнсторм, и установите жесткий тайминг. Вот пример краткого регламента:
Чем больше идей — тем лучше.
Высказывается каждый участник.
Все участники равноправны.
Не критикуем высказанные идеи.
Всю вводную информацию и правила общения команды мы размещаем на онлайн-доске в виде текста или заметки. Тайминг в МТС Линк Досках визуализировать еще проще: есть таймер, который при включении отображается на доске и в заданное время включает звуковой сигнал.
Резюме
Установите правила общения: нет критике, активное участие, вежливость.
Зафиксируйте правила на виду у группы.
Установите строгий тайминг.
4. Начали штурмить без контекста и разминки
В начале встречи расскажите, как возникла проблема, в чем она заключается и когда нужно ее решить. Обозначьте цель брейнсторма, термины и вводные условия. Допустим, вы обсуждаете способы повышения продаж. Тогда расскажите группе, какой продукт лучше продается сейчас, а какой хуже. Если приглашенные люди не знакомы, представьте их друг другу.
Проведите короткую разминку, чтобы настроить команду на совместную работу и креатив. Например, пусть каждый опишет свое ожидание от штурма смешным стикером. Или расскажет одним словом, какое у него настроение. Еще можно выложить на доску несочетаемые картинки и попросить придумать историю, которая их объединяет.
Резюме
Начинайте штурмы с разминки, чтобы участники включились в работу.
Используйте простые и быстрые задания со стикерами или картинками.
Если в группе есть незнакомые участники, представьте их другим.
На первом этапе штурма, когда все предлагают идеи, установите запрет на критику. Она тормозит процесс: участники начинают оценивать каждую свою мысль и в результате предлагают меньше вариантов, чем могли бы. Ну а слишком смелые и нестандартные решения в условиях самоцензуры и вовсе могут молча забраковать. Сначала держите фокус на количестве идей, а затем подключайте обсуждение.
Как фасилитатор я включаюсь в процесс генерации, только если нарушаются правила или часть команды молчит. На штурмах в формате обычной встречи активные участники могут неосознанно подавлять более интровертных и неуверенных в себе. И здесь моя задача — дать слово каждому или подтолкнуть к высказыванию наводящими вопросами.
Резюме
Критика мешает собрать как можно больше идей, потому что участники начинают оценивать каждую мысль.
На встрече должен быть фасилитатор, который следит за соблюдением правил и подталкивает к работе неактивную часть группы.
6. Не удержали фокус на задаче
Когда начинается активное обсуждение, участники легко уходят в сторону от главного вопроса или акцентируются на незначительных деталях. С этой проблемой также работает фасилитатор. Он должен внимательно следить за дискуссией и направлять ее в нужное русло. Например, задавать вопрос:
Как это решение поможет нам достичь нашей цели?
Вот еще несколько вопросов и фраз, чтобы удержать фокус или активизировать участников:
«Осталось 5 минут, чтобы высказаться.».
«Есть возможность записать еще три мнения».
«Что бы вы сделали?» или «Какие еще идеи есть?».
«Давайте перейдем к основному вопросу».
«Почему эти действия важны именно сейчас?».
Резюме
Задавайте наводящие вопросы, если случился ступор и идей нет.
Используйте прием дефицита времени, когда группа замолкает.
Уточняйте, почему была предложена именно эта идея.
Существует множество разных техник для проведения мозгового штурма. Если ваши сессии проходят непродуктивно, попробуйте выбрать другой метод генерации идей.
«6-3-5»
Этот способ подходит для команды из 6 человек. Модератор делит пространство для записывания идей на колонки по количеству участников и включает таймер на пять минут. Каждый пользователь записывает в первом блоке три идеи, пока не закончится время.
Затем команда по такому же принципу действует в остальных колонках, придумывая новые решения или развивая предыдущие. Цикл повторяется до тех пор, пока не будет пройдено шесть раундов. Технику используют, когда нужно собрать много идей и чтобы каждый участник высказался.
От обратного
Фасилитатор задает главный вопрос наоборот. Например, не «Как повысить продажи?», а «Как привлечь в следующем месяце минимум клиентов?». В таком формате многим будет проще проявить креативность и в тоже время техника помогает найти неожиданные идеи. Способ используют как основной или дополнительный, если обсуждение зашло в тупик.
Есть четыре-пять разных станций, в каждой свой фокус. Так, если вы генерируете проекты, в фокусах могут быть разные целевые клиенты. Команды ходят по разным станциям и оставляют идеи. В конце возвращаются на станцию, с которой начинали, структурируют всё, что сгенерировали, смотрят, что получилось, и презентуют другим. Затем участники выбирают приоритетные идеи с помощью голосования. Метод подойдет, если нужно собрать много идей для нескольких задач.
Круговой
Участники предлагают идеи по очереди. На каждого выделяется какое-то количество времени, и когда срабатывает таймер, подключается следующий человек. Это метод помогает вовлечь в работу всю группу, когда в ней есть дисбаланс по активности.
Круговой мозговой штурм в МТС Линк Досках.
Резюме
Если брейнштормы проходят неудачно, попробуйте поменять технику генерации идей.
Протестируйте в группе с экстравертами и интровертами круговой метод.
Если штурм зашел в тупик, подойдет техника «от обратного», когда нужно много идей — «вертушка» или «6-3-5».
8. Участники плохо сформулировали идеи
Некоторым людям сложно выражать мысли, когда есть ограничение по времени. В результате на этапе голосования есть риск вычеркнуть хорошую идею, просто потому что она непонятно сформулирована. Чтобы упростить задачу, попросите участников добавлять референсы к своим предложениям. Например, картинки или ссылки на похожие решения.
Другое решение — сделайте регламент по оформлению идеи. Пусть участник запишет ее в краткой форме, а затем добавит более подробное описание и приведет пример. Здесь снова помогают онлайн-доски — на них можно выкладывать ссылки, загружать изображения и видео, создавать шаблоны.
Резюме
Учитывайте, что участники могут непонятно выражать свои идеи.
Чтобы упростить оценку, попросите добавлять к идеям референсы.
Сделайте шаблон идеи, в котором нужно подробно расписать мысль с примером.
Чтобы выбрать лучшую идею, недостаточно просто проголосовать. Дополнительно нужно разработать критерии оценки: сложность внедрения, вероятный эффект от реализации, уровень затрат, риски. Вот пример алгоритма для отбора идей на онлайн-доске:
Фасилитатор назначает максимальное количество идей, которые разрешено выбрать каждому участнику.
Участники команды крепят стикеры или ставят реакции рядом с понравившимися идеями.
Фасилитатор назначает каждому из выбранных ранее критериев определенный стикер.
Решения с наибольшим количеством отметок команда обсуждает по выбранным критериям с помощью этих стикеров.
Оценка и приоритезация идей может занимать несколько встреч, если тема была важной и сложной.
Резюме
Закладывайте время на несколько этапов отбора лучших идей.
Разработайте критерии оценки каждого предложения.
Назначьте максимальное количество идей для выбора на первом этапе.
Проведите дополнительное обсуждение и отбор выбранных идей.
Стикеры для голосования в сервисе МТС Линк Доски.
10. Не спланировали реализацию идей
Иногда все сделано правильно, но результата нет, потому что не продумали, как внедрять собранные идеи. Создайте план действий по реализации выбранного решения и зафиксируйте его в общем рабочем пространстве. Допустим, команда сгенерировала несколько хороших вариантов. Теперь предстоит шаг за шагом проверить эти гипотезы и воплотить в реальность. Предлагаем использовать чек-лист для планирования:
Определите приоритетную идею: наиболее интересную или ту, которая требует меньше затрат.
Определите способы исследования и тестирования, назначьте сроки и метрики для проверки.
Составьте план действий для каждого этапа: от разработки концепции до технической реализации.
Установите дедлайн для выполнения каждой задачи и назначьте ответственных сотрудников.
Договоритесь о формате и частоте встреч, на которых вы будете обсуждать ход проекта.
Чтобы планировать и отслеживать проект, понадобится удобный инструмент. Например, онлайн-доска. Часто такие сервисы предлагают все необходимые функции для таких задач. Так, в МТС Линк Досках можно создавать карточки с задачами, назначать исполнителей и отслеживать статусы, как в канбан-приложении. План действий при необходимости легко визуализировать в дорожной карте, а для обсуждения промежуточных результатов есть шаблоны ретроспектив. Например, «Быстрое ретро» помогает определить успешные действия команды, что сдерживало, а что мешало пойти вперед.
Брейнстормы бывают неудачными, но это не повод отказываться от них. Добиться результатов поможет вдумчивый подход к работе с командой и целями. Ставьте перед группой четкую задачу, следите за дедлайном и не забывайте отслеживать внедрение идей на практике.
Чтобы упростить коммуникацию и держать нужную информацию перед глазами, используйте онлайн-доски.
У Callibri есть телеграм-канал — присоединяйтесь, чтобы не пропустить свежие кейсы, материалы блога и обновления сервисов.
Комментарии