8 проблем маркетолога и их решение с помощью таск-трекера

8 проблем маркетолога и их решение с помощью таск-трекера

23 января 2025 0 0 137
На часах 00:00, поток дел и правок не заканчивается, а дедлайн нескольких задач уже на пороге. К сожалению, такая ситуация для многих маркетологов — суровая реальность. Правки, макеты от дизайнеров, срочные задачи от заказчиков могут приходить в любое время и в любом канале коммуникации. Хаос приводит к тому, что: 
  • Не хватает рабочего времени на решение навалившихся вопросов, из-за чего приходится работать ночью и/или в выходные. 
  • Договоренности теряются в переписках.
  • Запуск маркетинговых кампаний переносят из-за сорванных дедлайнов.
  • Не получается сконцентрироваться на работе из-за многозадачности;
  • Маркетолог выгорает.
Избежать этих проблем маркетологу поможет таск-трекер. 

Что такое таск-трекеры и какими они бывают

Таск-трекер — инструмент для визуализации и отслеживания задач. В нем можно отмечать сроки выполнения, фиксировать описание работы, назначать ответственных, хранить всю информацию по задаче, историю правок и комментариев. Возможности программы зависят от разработчика.

МультиТрекинг

считает звонки, заявки и письма с рекламы

показывает, с каких объявлений приходят клиенты

помогает оптимизировать рекламу

Таск-трекеры бывают:
  1. Простые, ориентированные только на визуализацию задач.
  2. Сложные, которые включают в себя CRM-системы, инструменты для отслеживания финансов и другие дополнительные возможности.
Например, в таск-трекере Kaiten можно: 
  • Создавать карточки с задачами и отображать этапы работы над ними.
  • Указывать всю информацию по задаче в карточке: описание, документы, ответственных, сроки выполнения, ссылки.
  • Размещать задачи на Timeline, календаре или диаграмме Ганта, чтобы контролировать, выполнение задач и сроки.
  • Создавать документы и публиковать их на внешних пользователей. 
На бесплатном тарифе можно создавать неограниченное число карточек, досок и пространств, добавлять любое количество пользователей. Также доступно бесконечное хранилище данных.

Есть более простые платформы, например O!task. Здесь можно вести небольшие проекты и отмечать выполненные задачи, следить за дедлайнами и хранить файлы, которые относятся к задачам.

8 проблем маркетологов и как их решить с помощью таск-менеджера

Собрали частые проблемы маркетологов и на примере инструментов Kaiten показали, как можно их избежать. 

1. Вы не успеваете выполнять задачи, а уже приходят новые

Вы уже работаете над несколькими задачами, всё идет по плану. Но вот приходят новые поручения. Вы пытаетесь внести их в свой график, чтобы успеть. Но в итоге:
  • Откладываете работу над текущими задачами ради новых. 
  • Забываете важные моменты по старым задачам или, наоборот, упускаете из виду комментарии по новым
  • Пока выполняете вновь пришедшие дела, дедлайны по другим задачам приближаются. Из-за этого возникает стресс, который вы снимаете с помощью просмотра reels. Остатки работы доделываете уже ночью.

Читайте также:

Как устроено продвижение в Instagram после блокировки и что бизнесу за это будет

Решение: в первую очередь выполняйте задачи, которые почти готовы, а также устанавливайте WIP-лимиты

Чтобы понимать, какие задачи на каком этапе работы находятся, можно использовать распределение поручений по Канбан-доске. Такая доска состоит из колонок: Очередь, В работе и Готово. Также она может включать в себя другие колонки: например, Согласование, Редактура, Тестирование и т.д. 

Как только заканчиваете определенный этап, то передвигаете карточку в следующую колонку. Таким образом, вы всегда видите, какие задачи почти готовы, а какие находятся в очереди или ждут согласования с заказчиком.4 колонкиЧтобы вовремя завершать хотя бы часть задач, выполняйте сначала те задания, которые вот-вот закончите. Так объем завершенной работы будет больше, это будет мотивировать завершать другие задачи. Для вашего заказчика в таком подходе тоже есть плюс: чем быстрее выпустите новое маркетинговое решение, тем быстрее получите прибыль.

Чтобы не было соблазна взять много задач в работу, устанавливайте WIP-лимиты — максимальное количество задач, которое может находиться в определенной колонке. Например, если в колонке «В работе» установлен WIP-лимит на три задачи, вы не можете взять четвертую, пока не выполните хотя бы одну из текущих. Такие ограничения помогают концентрироваться на закрытии задач и не перегружать себя.WIP-лимиты

2. Теряете свои идеи и идеи от коллег 

Интересную идею всегда хочется реализовать как можно быстрее. Однако не всегда есть такая возможность. Чем больше откладываете, тем больше рискуете забыть гипотезу и никогда ее не реализовать. Чтобы этого не случилось, она должна быть на виду и как минимум записана в бэклоге. 

Решение: создавайте бэклог идей и задач

Запись в ежедневнике, заметку в смартфоне или сообщение в чате с коллегами легко потерять. Идеи лучше хранить рядом с рабочими задачами, встраивать их в бэклог — склад идей, которые потом превращаются в понятные задания. 

Каждую неделю можете распределять идеи из этого списка между сотрудниками. Удобно, если бэклог лежит на рабочей доске в отдельной колонке. В него могут входить как четкие задачи, так и общие идеи по продукту и продвижению.

В некоторых таск-трекерах можно создать отдельную доску для бэклога на пространстве, где вы управляете текущими задачами. Таким образом, на одной странице вы будете видеть как общий список задач и идей, так и карточки с текущими делами.Бэклог

3. Вы теряете важную информацию и правки

Один заказчик отправил правки по почте, другой написал комментарии в мессенджере, третий — позвонил по телефону. Вам приходится собирать эти пазлы воедино и стараться всё не забыть.

Решение: договоритесь с заказчиком о канале коммуникации и храните всю информацию по задаче в карточке

В карточке с задачей вы можете хранить документы и изображения, переписываться с заказчиком, оставлять полезные ссылки, указывать дедлайны и многое другое. Но для этого клиент должен быть подключен к таск-трекеру и понимать ценность системы планирования. В этом случае поясните ему, что он сможет отслеживать, как его задача двигается по этапам работы, вовремя давать правки и фиксировать нужные ссылки и задачи. 

Другой вариант: вы можете сами вносить все правки в комментарии к задаче, чтобы ничего не потерять.

Когда всё хранится в одном месте, ни одна правка не потеряется.правкиТакже в таск-трекере есть история перемещений и редактирования карточки, чтобы при необходимости отследить, где что-то пошло не так.история

4. Коллеги ставят непонятные задачи 

Передать другому человеку свои идеи, пожелания, видение результата может быть очень трудно. Некоторая информация кажется очевидной или несущественной. Однако именно такие мелочи и создают непонимание. Как итог, десятки правок, просроченные дедлайны и стресс для всех участников.

Решение: создайте шаблон для описания задачи

Первым делом снова зафиксируйте договоренность с коллегами: скажите, что принимаете задачи только в таск-трекере, куда они должны ставить вам задачи. 

Объясните коллегам, как поставить задачу, чтобы  всё поняли за пару минут, какая информация необходима для эффективного выполнения задания. 

Чтобы сотрудник не поставил «пустую» задачу без точных и нужных данных, сделайте шаблон идеального описания задачи. В Kaiten вы можете сохранить этот шаблон и настроить автоматизацию таким образом, чтобы он сам подгружался, когда коллега будет ставить задачу. 

То есть, когда заказчик начнет заполнять карточку, перед ним появится не пустой экран, а список вопросов, на которые он должен ответить, чтобы корректно дать поручение. Также он увидит обязательные и/или рекомендованные для заполнения поля.шаблон

5. Слабая связь между различными подразделениями компании

Маркетологу может не хватать информации о продукте, услуге, технических возможностях или аналитических данных. Их приходится просить у коллег из других команд. Если между отделами слабая и редкая коммуникация, сотрудники могут забыть или не выделить достаточно времени, чтобы качественно выполнить задачу

Коллтрекинг

считает звонки с онлайн и офлайн рекламы

показывает, с каких объявлений приходят клиенты

помогает оптимизировать рекламу

 

Решение: автоматизируйте постановку задач коллегам и настройте уведомления в Telegram

С помощью таск-менеджера можете автоматизировать сбор информации от коллег, а не только ставить им задачи. Например, для выполнения работы вам периодически нужны данные от команды аналитиков. Настройте автоматизацию так, что, когда в своей задаче вы ставите метку «Статистика», на доске аналитиков появляется задача «Собрать данные для команды маркетинга». В описание можете добавить, какая информация нужна. Теперь аналитики не потеряют задачу и будут обязаны ее выполнить, если ранее вы зафиксировали договоренность ставить задачи друг другу в таск-трекере. Такую автоматизацию можно наладить со всеми отделами, с которыми часто взаимодействуете.автоматизацияЧтобы вы и коллеги быстро реагировали на комментарии в карточках и изменения в них, настройте Telegram-бот. В Kaiten через него можно не только получать уведомления о действиях на пространстве, но и ставить задачи, оставлять комментарии к ним.уведомления

6. Никто не понимает, как много вы работаете, и вас отвлекают

«А когда моя задача будет готова?», «Ты уже работаешь над моим проектом?», «Подскажи, когда внесешь правки?» — эти вопросы могут поступать постоянно.  Коллеги могут недоумевать, почему после их сообщения прошел час, а вы всё еще не выполнили его просьбу. Они не знают, что вы слишком заняты. К тому же, отвечая на все эти вопросы от заказчиков, вы тратите рабочее время и не можете сосредоточиться на задачах.

Решение: визуализируйте все задачи на доске

Создайте рабочую доску. Поместите на нее все задачи, которые пришли к вам из мессенджеров, почты и звонков. Так вы и коллеги будете видеть реальную загруженность друг друга. Когда все задачи в одном месте, проще планировать свой день. 

С помощью колонок отобразите этапы работы. Назвать колонки можете, как хотите. Главное — они должны отражать ваш настоящий рабочий процесс. Например, могут быть колонки Запланировано → В работе → Ревью → Готово. Это поможет не забыть, какие задачи вы выполнили, где ждете ответа от заказчика, а какие — только наметили выполнить на этой неделе.этапы работы
У срочных задач сразу укажите дедлайн. Если срок приближается, то он подсветится ярким цветом.дедлайн

7. Копирайтеры не получают достаточно информации для качественной работы

Копирайтеры не всегда учитывают все маркетинговые требования или получают всю нужную информацию от других подразделений, поэтому они всегда должны держать связь с профильными специалистами. 

Без нужных данных они могут написать или отредактировать текст по «чуйке», что ведет к куче правок и двойной работе копирайтера.

Читайте также:

Как нанять SEO-специалиста: подробное руководство и советы практиков

Решение: ТЗ со всей информацией, файлами и ссылками в карточке с задачей и контроль каждого этапа

Маркетолог или другой специалист, чья экспертиза нужна для материала, может прикрепить к карточке с заданием по тексту все необходимые данные и файлы, которые помогут автору написать статью. 

В эту же карточку можно прикрепить чек-лист с мелкими, но важными задачами, без которых невозможно выпустить публикацию.чек-листРедактор может контролировать переход карточки с этапа на этап. Чтобы не тратить много времени на микроменеджмент задачи, в Kaiten можно настроить ограничения. 

Это модуль, который позволяет руководителю и ответственным за задачу сотрудникам контролировать передвижение карточки по этапам Канбан-доски. Вы можете выставлять условия и действия, которые нужно выполнить, чтобы продвинуть карточку вперед. Таким образом, ни один копирайтер не сможет перенести задачу в колонку «Готово», пока она не пройдет согласование с экспертом.ограничения

8. Вы не видите конца края в работе — проекты тянутся бесконечно, результата как будто нет, удовлетворенности в работе тоже

Работа маркетолога часто состоит из ведения крупных проектов и рекламных кампаний, подготовки к акциям и создания цепочек email-писем. Долгое исследование аудитории и согласование макетов приводит к тому, что вы не видите прогресса работы. В голове мелькает только одна мысль: 
Полгода у меня в работе 7 проектов, и они никак не закрываются. 
Затяжная работа без краткосрочного результата снижает мотивацию и не дает удовлетворения. Также часто маркетологи не понимают, какой проект на каком этапе находится, что вызывает хаос.

Решение: разделите крупные задачи на более маленькие и отслеживайте количество выполненных задач

Создайте на доске карточку с проектом и прикрепите к ней задачи в виде дочерних карточек. Но небольшие задания должны быть действительно небольшие: выполняться за 1–2 недели или несколько дней и даже часов. Все выполненные задачи переносите в колонку «Готово». 

Благодаря такому подходу вы сможете отслеживать количество выполненной работы в карточках и вызывать у себя ощущение «Какой я молодец!». Также это помогает отслеживать свою загруженность и видеть прогресс в работе.дочерние карточкиЕсли проект небольшой, делать отдельные карточки для каждой задачи необязательно. Вы можете выделить этапы работы с помощью чек-листов.Чек-лист

Что делать, если коллеги не хотят работать с таск-трекером

Коллегам придется хотя бы базово овладеть таск-трекером, чтобы эффективно коммуницировать с вами. Далеко не все готовы потратить 30 минут своего времени, чтобы прочитать пару инструкций или посмотреть пару обучающих видео. «Будто мне делать больше нечего. Почему я должен сидеть и заполнять твои карточки!» — готовьтесь услышать такой ответ. 

Чтобы убедить их использовать новый инструмент, рекомендуем выполнить 6 шагов: 

1. Определите цель использования таск-трекера

Например: 
  • систематизировать выход маркетинговых активностей, 
  • визуализировать приоритеты проектов,
  • улучшить коммуникацию с заказчиками.
Постарайтесь выделить и персонализировать проблемы, затрагивающие разных сотрудников команды. Для руководителей будет важно, что увеличится производительность. Например, время работы над проектом сократится на 20%. Коллегам нужно акцентировать внимание на удобстве. Например, сократится количество онлайн-встреч и правок. 

2. Презентуйте ценность команде и руководителям

Расскажите коллегам, почему таск-трекер поможет им в работе. Каждый специалист может увидеть свои плюсы в системе планирования, поэтому лучше подготовить заранее разные преимущества.

Например: 
  • Дизайнеры смогут собирать в одном месте правки от клиента. 
  • Программисты складывать идеи разработки в удобный бэклог. 
  • Редакторы отслеживать этапы и объем публикаций. 
Донесите до коллег, что таск-трекер нужен вам не для контроля их работы, а для их удобства. 

Также убедите заказчиков и руководителей, что усилия и вложенные в покупку таск-трекера ресурсы оправданы. Для этого соберите и покажите им кейсы.

3. Подготовьте инструкции и проведите созвон с объяснениями

Подготовьте подробную инструкцию и соберите полезные ссылки о программе в одном документе. Как зарегистрироваться, нужны ли доступы и как их получить, как поставить задачу отделу, как будет проходить коммуникация, — всё, что может понадобиться. 

Фиксируйте вопросы коллег на встречах и в личных сообщениях. Например, при работе с Kaiten вы можете использовать базу знаний платформы и видеоинструкции.

Мало просто скинуть коллегам материалы и ждать, что они прочитают, ознакомятся и будут пользоваться таск-трекером. Нужно провести установочную встречу, на которой покажете, как пользоваться сервисом, и снова объясните, почему это надо не только вам, но и другим сотрудникам. 

4. Начните внедрять новый сервис постепенно и корректируйте процесс работы

Переходить на новые рельсы единовременно будет тяжело как заказчикам, так и вам. Сначала попробуйте новый вид коммуникации вместе с заинтересованными лицами. Например, начните работать через таск-трекер только с одним заказчиком. В процессе тестовой коммуникации вы сможете скорректировать процессы и показать результаты другим коллегам.  

Например, вы ввели таск-трекер в отделе дизайна и увидели, что дизайнеры начали выполнять на 25% больше заказов, перестали тратить время на поиск и сбор всех справок. Упакуйте эту статистику в презентацию и покажите другим подразделениям. 

5. Получайте обратную связь и совершенствуйте процесс и доску

Нельзя один раз настроить рабочее пространство и работать в этом формате постоянно. Меняются заказчики, требования, задачи. Узнавайте, устраивают ли рабочие процессы всех участников. Меняйте правила и элементы рабочей доски, если это нужно в зависимости от обратной связи коллег и своего удобства. 

Например, вы собрали доску, где планировали вести задачи по публикациям на внешних сервисах. В доске были этапы: Очередь, В работе, На проверке редактора, На проверке маркетолога, Верстка и Публикация. На этапе верстки дизайнер должен прикрепить все иллюстрации для статьи.Верстка и дизайн в одной колонкеДля вас и верстальщика это логично, но для самого дизайнера — нет. Он не понимает, на каком этапе должен подключиться к процессу, в его голове наступает хаос. Чтобы этого избежать, добавьте колонку «Дизайн» и автоматизацию, по которой система сама будет отмечать дизайнера и отправлять уведомления о том, что он должен подключиться к работе над статьей.верстка и дизайн в разных колонках

Совет. Не бойтесь запрещать

Как бы вы ни старались объяснить коллегам, как важно работать по указанным правилам, всегда найдутся те, кто захочет их нарушить. Вы должны жестко пресекать такие попытки, какие бы теплые отношения с коллегой у вас ни были. 

Например, заказчик на онлайн-встрече поставил задачу продумать план маркетинговых активностей на новогодний сезон. Прошло два дня, карточка на вашей Канбан-доске так и не появилась. Напишите коллеге и напомните, что ему нужно создать карточку. Обязательно пришлите ссылку на инструкцию, как это сделать. 

Также обязательно определите сроки перехода. Укажите, сколько еще вы будете принимать задачи и правки в личных сообщениях, а когда полностью перейдете в таск-трекер.

СмартСМС

большая аудитория потенциальных клиентов

легко запустить самостоятельно

можно использовать, даже если нет сайта

Вывод: зачем маркетологу таск-трекер

  1. Сможете сосредоточиться на текущих задачах и будете браться за новые, только когда появляется время.
  2. Перестанете терять идеи и начнете быстрее их реализовывать. 
  3. Будете хранить всю информацию по работе в одном месте. 
  4. Начнете получать понятные задачи от заказчиков. 
  5. Будете оперативнее получать недостающие данные от своих коллег. 
  6. Объем работы станет прозрачным для всех заказчиков и руководителей. 
  7. Ни один маркетинговый текст не выйдет без вашего согласования. 
  8. Увидите прогресс работы над проектами и начнете получать удовлетворение от проделанной работы.
У Callibri есть телеграм-канал — присоединяйтесь, чтобы не пропустить свежие кейсы, материалы блога и обновления сервисов.

Поделиться:

Комментарии

Советуем прочитать:

Успехи и громкие провалы: 7 примеров рекламы с участием искусственного интеллекта
1 15.01.2025
Конкурсы в соцсетях. Выигрывает ли SMM за счет них? Кейсы, антикейс и механики
2 20.01.2025
Топ-8 лучших корпоративных мессенджеров в 2025 году
0 21.01.2025